¿Por qué es importante invertir en TIC? ¿Cuáles son las consecuencias de implementar las TIC en la economía? ¿Qué es la inversión en tecnología?

El concepto de inversión en un aspecto amplio implica la colocación de un monto de dinero con el fin de obtener en el futuro una cantidad mayor. El decisor realiza un cambio de la certeza inicial por un conjunto de expectativas de beneficio futuro. Esas expectativas están relacionadas con incertidumbre (riesgo) que estima que serán compensadas con creces con el cumplimiento del proyecto. Los efectos de las decisiones de inversión se verán reflejados en los resultados futuros. Luego de transcurrido el tiempo se podrá saber si la decisión dio resultados iguales, mejores o peores a los esperados.

Diferencia entre necesidades o problemas a resolver, y medios para satisfacer los mismos

No debemos encandilarse por los medios, debemos aportar las mejores soluciones económicamente rentables que cumplan con los objetivos buscados. Muchas veces encontramos proyectos de inversión que tienen objetivos como los siguientes:

1. Ampliación de la planta actual de producción de termotanques.

2. Incremento de la producción de termotanques.

3. Construcción de una nueva planta de producción de cajas de velocidad.

4. Implementación de un nuevo paquete de software CRM

5. Satisfacer los reclamos de los clientes en el lapso de 48 horas

Los objetivos de los proyectos 1, 3 y 4 son claramente medios que pueden satisfacer necesidades o solucionar problemas, pero en este caso no sabemos cuales son. Los proyectos 2 y 5 son necesidades a satisfacer. Estas pueden requerir un conjunto de medios o acciones.

Según Ginestar un proyecto es un emprendimiento productivo-financiero concebido como una unidad de administración, con orientación comercial os social, que puede ser privado o estatal, cuyo objetivo es proveer bienes para satisfacer necesidades de ciertas personas focalizadas en un contexto determinado, dando un espacio y un tiempo, en condiciones de escasez.

El proceso o emprendimiento productivo financiero es la fuente de costos y de beneficios. El proyecto tiene una duración en el tiempo. Cuando ese tiempo se cumple los factores de producción pueden tener un valor residual o no.

El ciclo de vida de un proyecto tiene: Formulación, evaluación y ejecución.

La evaluación es el proceso mediante el cual el evaluador emite una opinión sobre la conveniencia o no de una propuesta. La evaluación económica de proyectos consiste en la medición y comparación de los costos y beneficios de proyectos con el fin de determinar la pertinencia de su ejecución respecto de los objetivos planteados y respecto de otros proyectos. La identificación, medición y evaluación de los costos y beneficios atribuibles al proyecto se realiza

para determinar la rentabilidad estimada del mismo. El concepto de atribuibilidad se refiere a que sólo participan los costos incrementales y los beneficios adicionales que se obtienen del proyecto. La evaluación de los proyectos proporciona herramientas para que las decisiones de inversión sean lo más racionales posibles.

¿Cualquier proyecto puede ser evaluado económicamente?

El proceso de evaluación requiere de costos para su realización, pero además de disponibilidad de datos para poder realizarlo.

¿Por qué debe evaluar económicamente los proyectos?

La evaluación ex – ante nos permite disminuir la incertidumbre sobre la inversión a realizar y verificar que los beneficios netos futuros serán mayores que la inversión inicial y que su retorno será mayor que otro proyecto alternativo.

¿Es lo mismo la rentabilidad del negocio y del inversionista?

Los tipos de decisión que mayoritariamente podemos evaluar pueden agruparse de la siguiente manera:

· Decisiones de nuevos negocios

· Ampliación de los negocios existentes

· Actualización de los negocios existentes

Proyectos de inversión de SI con TICs

Una evaluación de costo beneficio pretende comparar dos situaciones:

· La situación sin proyecto con sus costos y beneficios asociados

· La situación con proyecto con sus costos y beneficios asociados

De las diferencias entre la cuantificación de ambas situaciones surge el resultado del proyecto.

Naturalezas de costos y beneficios de un proyecto puro de TICs. Nueva infraestructura de equipamiento y comunicaciones.

Las naturalezas de costos y beneficios más frecuentes a considerar en un cambio de infraestructura de TICs son, entre otras:

· Inversión inicial sobre la arquitectura de tecnología de la información

· Inversión en mobiliario adicional y obras edilicias, tendido de nuevas redes adicionales, etcétera.

· Otros gastos de instalación.

· Capacitación incremental de los operadores, programadores de sistemas, usuarios y todos los roles en los que impacta el proyecto.

· Creación o actualización de mesas de ayuda y de soporte.

· Gastos de operación de la nueva infraestructura, durante todo el período de vida útil.

· Gastos de mantenimiento y reparación preventivos Como naturaleza de beneficios tenemos:

· Mayor valor por nuevos productos o servicios atribuibles al proyecto.

· Valor residual de los equipos anteriores que puedan comercializarse

· Ahorros de gastos de operación de la infraestructura actual. Este ítem de beneficios se denomina costos evitados.

· Ahorros de gastos de mantenimientos, reparaciones e infraestructura actual.

· Ahorros que se produzcan por el uso de la nueva infraestructura, no incluidos en los anteriores.

· Valor esperado de las pérdidas evitadas por los problemas de funcionamiento de la infraestructura anterior que tenía un nivel de calidad de servicio menor a la nueva o por mejoras en la calidad del servicio a brindar.

El costo de poseer activos de TICs incluye una gran cantidad de costos directos e indirectos correspondientes a todo el ciclo de vida del activo que estamos evaluando.

Existen potenciales conflictos en lo referido a los costos ocultos sobre la inversión inicial. Encontramos casos referidos a los costos de reentrenamiento del personal, los mayores costos de mantener tecnologías alternativas y los costos de capacitación atribuibles al nuevo proyecto. Para las distintas estrategias de implementación deben analizarse cuidadosamente las relaciones de intercambio entre costos y riesgos. Las estrategias de conversión tienen distintas relaciones de cambio entre costos y riesgos asociados. A modo de ejemplo y en términos generales, la conversión de cambio directo puro es la que cuenta con costos de operación o administrativos más bajos, pero es la de mayor riesgo. En la estrategia de conversión en paralelo, los costos de operación o administrativos son muy altos, pero el riesgo es dado por la convivencia del sistema viejo y el nuevo.

La complejidad de las TICs en nuestros días hace que sea difícil acertar con las decisiones que tienen impacto en el largo plazo. La importancia que tiene en las mejoras de la competitividad, requiere altos grados de integración y complejidad. Por ello los cambios o nuevos sistemas tienen repercusión en casi todos los rincones de la organización.

La incorporación de nueva tecnología afecta el mediano plazo por la prospectiva de la evolución de la tecnología. Es relevante determinar, de la forma más precisa posible, como las decisiones de hoy comprometen el futuro.

En términos generales, las tecnologías innovadoras tienen precios más altos y plantean escasez de mano de obra especializada para el desarrollo, la operación y mantenimiento. Por lo tanto, podrían requerir un nivel más alto de beneficios para ser repagadas.

Otro aspecto de las nuevas tecnologías, en la actualidad, es el claro acortamiento de los ciclos de vida de los productos y el corto tiempo que pasa entre su lanzamiento y su etapa de caída de precio, a los efectos de permitir la rápida accesibilidad a nuevos jugadores.

El riesgo tecnológico es otro aspecto que se debe considerar adecuadamente. El mismo tiene impactos desde el punto de vista de diferenciales de costos, pero también de diferenciales de beneficios. Los atrasos en la puesta en marcha pueden tener impacto en las dos partes de la ecuación, tanto del lado de los costos, que se estimaron menores a los reales, como de los ingresos, al provocar que los atrasos en la disponibilidad del proyecto demoren los beneficios que fueron estimados.

Tres tipos de beneficios:

· Beneficios cuantificables controlables

· Beneficios cuantificables no controlables totalmente

· Beneficios de difícil cuantificación

Los beneficios cuantificables controlables, en general, se relacionan con beneficios que se producen por acciones que puede tomar la organización y que tienen un buen grado de certeza sobre el quantum involucrado. Son controlables porque las decisiones se toman “dentro” de las firmas. Estos beneficios podemos asociarlos a los costos evitados. Son costos que la empresa afronta en la situación sin proyecto y que luego de la puesta en marcha del mismo disminuirán o desaparecerán. Algunos ejemplos de esta categoría son:

· Cantidad de personal que se eliminará por la implementación del proyecto

· La disminución de los costos de mantenimiento por el cambio del equipamiento entre la situación actual y la situación con proyecto.

La segunda categoría son los beneficios cuantificables no controlables totalmente. La denominación de no controlables totalmente responde a que son variables, pues en gran parte dependen de situaciones de contexto, como, por ejemplo, la competencia, el sector del gobierno, los clientes, etc. En algunos casos la organización puede influir, pero en forma débil. En la situación con proyecto puede incluir beneficios producto de un aumento de la participación en el mercado. Estos valores pueden ser estimados con un cierto grado de precisión, pero esa estimación debe tener en cuenta una función de reacción de la competencia que está fuera del control de la organización. La forma de plantear estos beneficios es a partir de distintos escenarios asociados a probabilidades de ocurrencia.

La última categoría, beneficios de difícil cuantificación, es una categoría más crítica que la anterior y que puede tener algunas zonas de solapamiento. La dificultad de cuantificación puede ser provocada por la ausencia de fuentes de datos o aún existiendo las mismas que no sean confiables. Puede plantearse situaciones en las cuales es imposible estructurar la cuantificación por ausencia de datos confiables o los costos de obtención de los mismos. Son de este tipo los casos del mejoramiento de la posición competitiva o de la satisfacción de los clientes.

Algunas de las críticas que reciben los métodos financieros es que requieren de una adecuada estimación de costos y beneficios, y en muchos casos esto es bastante difícil de cuantificar. Las firmas están más preparadas para estimar costos que beneficios. La estimación de los beneficios puede ser más complicada, puesto que existen variables que no son controlables por la organización.

Lo relevante es mostrar cuál es el rédito que le sacan a una tecnología comparable y esto tiene que ver con las competencias endógenas de cada organización. El mayor aprovechamiento de las TICs y/o las mejores adaptaciones de los procesos que las organizaciones realicen en sus negocios es un diferencial respecto de la competencia.

En general los proyectos de alto valor tienen más probabilidad de estar asociados a niveles de alto riesgo. En los proyectos de alto riesgo y valor se puede acotar su riesgo con la “compra” de cierto grado de certeza en los beneficios no cuantificables o de difícil cuantificación, o incluyendo medidas que implican mayores costos, que disminuyan las probabilidades de los potenciales riesgos. Un ejemplo a seguir en estos casos, es priorizando la estrategia de proyectos pilotos. Los pilotos permiten acotar el riesgo y capitalizar experiencias para luego extender a las demás áreas de la organización, en el caso de proyectos internos de las firmas, o definiendo un segmento de clientes para el piloto si se trata de proyectos externos a la organización o de impacto mixto.

El consejo para el CIO es evitar los proyectos de bajo valor y bajo riesgo, y tener el máximo posible de alto valor y bajo riesgo.

Las organizaciones, que realizan planeamiento de sistemas y generan sus carteras de proyectos, conforman las mismas con un conjunto de proyectos de distintas relaciones de valor y riesgo.

¿Cuál es el costo total de propiedad, CPT?

El modelo de costo CTP tiene como objetivo incluir la totalidad de costos directos e indirectos, permitiendo tener una aproximación a los costos reales de una implementación usando el concepto de ciclo de vida. Componentes del CTP:

1. Inversión en hardware y software de sistemas y aplicativo, gastos de su instalación

a. Compra de hardware

b. Infraestructura

c. Compra de software

2. Implementación de distintos costos que surgen de

a. Cambios de procesos de negocios

b. Cambios de organización

c. Puesta en marcha de la infraestructura

d. Puesta en marcha de las aplicaciones

e. Gerenciamiento del proyecto

f. Capacitación

3. Costos de operación de

a. Las aplicaciones

b. Los sistemas

4. Costos de post implementación (mejoras y mantenimiento) hasta X años posteriores a la puesta en marcha

a. Mejoras en los procesos de negocios

b. Mejoras en los sistemas

5. Impacto en los usuarios

a. Tiempo fuera de uso

b. Mayores costos por pérdida de productividad

c. Soporte

¿Cómo podemos gestionar para bajar los costos del CTP?

· Centralizar las decisiones de compras y mantenimiento

· Estandarización de los recursos de hardware y software, homogeneizar equipos, software y procesos asociados.

· Tercerización de algunas actividades

· Crear centros de excelencia

¿Cuáles son las limitaciones del CTP?

· Ausencia de cálculo de beneficios

· Ausencia de consideración de aspectos estratégicos

· Ausencia de la idea de valor: No puede responder a la pregunta si una inversión agrega o no valor, y cuánto valor agrega

· Dificultades para usarse para comparación de alternativas: Al comparar sólo los costos puede dejar de lado alternativas mejores desde la generación de valor